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中央企业数字档案馆联盟构建研究

中央企业数字档案馆联盟构建研究
 

摘要:伴随现代科技的迅猛发展,电子文件已成为推动机关、组织开展工作的重要手段。构
建现代化的数字档案馆已经是中央企业信息化建设不可或缺的一项。本文在介绍了中央企业
建设数字档案馆总体架构的基础上,着重阐述了应用系统部分的建设,并提出了一种构建数
字档案馆联盟的实现方法。
关键词:中央企业;数字档案馆;数字档案馆联盟
A study on construction of the central enterprise digital archives alliance
Abstract: With the rapid development of modern science and technology, electronic documents
have become an important means of doing business for authorities and organizations. A modern
digital archives cannot be ignored in a central enterprise's information construction. This paper,
based on the architecture of digital archives construcion, especially the part of software
20 module-built, proposes an implementation method for the digital archives alliance.
Keywords:Central enterprise; Digital archives; Digital archive alliance
0 引言
中央企业档案是真实记录中央企业改革发展历程、准确反映国有资产保值增值情况的珍
25 贵资料。中央企业分布遍及全国,档案容量巨大,但现阶段档案的信息化程度较低,2009
年国资委、国家档案局联合发布的《关于进一步加强中央企业档案工作意见》指出,加强企
业档案工作是中央企业的重要责任。明确要求积极推进档案信息化,强调加强中央企业档案
工作,对于提升央企核心竞争力具有重要意义。所以构建现代化的数字档案馆已经是中央企
业信息化建设的重要组成部分。
30 与此同时,国家档案局于2010 年6 月正式发布了《数字档案馆建设指南》[1],对中央
企业数字档案馆的建设提出了明确的要求与指导。
1 数字档案馆概念
1.1 数字档案馆定义
数字档案馆是20 世纪90 年代中期提出的概念,由于数字档案馆的理论和实践涉及多个
35 学科,目前档案学界尚未对其形成统一的认识,业界专家和学者从不同角度给出了多种解释。
数字档案馆是指二进制编研的数字方式存储、处理档案信息内容,应用计算机、通讯和
多媒体技术,提供电子网络检索和服务的档案信息系统[2]。
数字档案馆是一个数字化的信息系统,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源
以数字化的形式存储,以网络化的方式相互连接,从而提供及时利用,实现资源共享。
40 数字档案馆的基本含义解释为电子档案及其用户为对象的一个有序的信息空间或一个
信息系统。数字档案馆至少应该有信息数字化、传送网络化、超越时空化的特征[3]。
可以看出,这三个概念是从不同的角度提出的,它们的共同之处在于,都认为数字档案
馆是一个数字化的信息系统,并认为这种系统是以网络化方式相互连接和提供利用。数字档
案馆实际上就是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需
45 求,运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平
台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
从狭义上来讲,数字档案馆是一种实体和机构的概念,代表档案信息环境和档案基础设
施的构建,包括软硬件系统的设计和组织。其任务除了馆藏档案数字化工作之外,还涉及档
案信息的采集、整理、存储、检索、传播等全过程。
50 从广义上来讲,数字档案馆是一种网络环境下的数字档案信息资源的共享系统,是一个
面向对象的分布式结构模式。广义的数字档案馆可以理解为一个由众多档案资源库、档案信
息资源处理中心构成的数字档案馆联盟。是一个遵循共同的协议存储和利用档案信息资源的
信息空间,目的是数字化档案信息的共享,是数字档案馆建设的高级阶段。
1.2 数字档案馆建设的意义
55 中央企业分部遍及全国,具有总部-省分公司/区域公司两级架构。由于资金,技术和人
才方面的限制。现阶段中央企业的数字档案馆都是独立建立的,且存在地域差异性,没有实
现信息资源的集成和共享。所以通过在中央企业中建设现代化的数字档案馆,具有以下意义:
(1) 中央企业的档案是国家信息资源与国有资产的重要组成部分,通过数字档案馆的建
设,可以确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用,提高央企的核心竞争力,
60 对国有资产的保值增值具有重要作用[4]。
(2) 消除分散在各部门/各子公司/各地域公司的信息资源孤岛,满足中央企业集团集约
化管理需要。
(3) 实现企业文档一体化管理,提高管理效率,为企业发展运营提供有力的支撑。
(4) 构建“总部-省分公司/区域公司”数字档案馆联盟,实现中央企业全集团内部档案
65 有效共享,提高档案的利用率[5]。
2 数字档案馆的建设
中央企业数字档案馆的总体建设架构[6] [7]主要包含基础设施建设、应用系统建设、数字
资源库建设和保障体系建设四方面的内容,如图1 所示。
70 图1数字档案馆总体建设架构
2.1 基础设施建设
具有良好性能的软、硬件的基础设施的建设是建设数字档案馆的基础,也是数字档案馆
系统安全、稳定、高效运行的保证。基础设施建设主要包括:网络环境建设、硬件基础设施
75 建设、软件基础设施建设[8]。
2.2 应用系统建设
应用系统建设是中央企业数字档案馆建设的核心部分[9]。中央企业数字档案馆应用系统
从总体来看分为两大部分功能,即核心功能平台和系统管理平台。如下图所示。
80 图2 数字档案馆系统功能视图
其中,核心功能平台[10]包括以下四个功能模块,档案数据采集模块、档案数据管理模
块、档案数据存储存储、档案数据利用模块;系统管理平台包括:元数据管理、基础数据维
护、日志管理、权限管理、流程管理、电子文件格式转换平台、归档配置管理、接口管理、
85 数据备份。各部分的主要功能概述如下:
(1) 核心功能平台
数字档案馆应用系统是中央企业数字档案馆的核心部分。其功能涵盖对档案的数字化加
工、对数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布及利用的全过程[11]。按照主
体工作流程,数字档案馆应用系统可以划分为以下四个模块:档案数据采集模块、档案数据
90 管理模块、档案数据存储模块、档案数据利用模块[12]。
1) 档案数据采集模块
档案数据采集模块主要负责各种数字档案数据的采集并输入档案信息资源库,数字档案
数据的来源包括各个归档单位的电子文件的接收[13]和传统档案馆馆藏档案的电子化两个部
分。遵照系统性和规范性原则,对于采集的数字化档案数据要经过三个步骤的操作才能进入
95 数字档案资源库:第一,对其进行初步鉴别,去粗取精,去伪存真,保证数字资源库的入库
质量;第二,对其进行标准化转换,包括电子文件元数据保准化和各专业单位信息格式保准
化;第三,对其进行类别确定,即将其依类别放入系统的目录结构中去,以便系统的管理利
用。
2)档案数据管理模块
100 档案数据整理模块主要负责对归档的档案信息进行整理、分类、维护等处理,使这些档
案信息有序化、规范化。满足档案管理部门的管理方式[14]。不仅对档案数据进行整理、分
类,同时进行编目、标引,形成管理档案的目录信息,使整理出的档案能够反映历史活动的
真实面貌,便于保管和利用。具体的工作包括:元数据著录,分类号、主题词标引,原始档
案著录,目录管理,档案辅助鉴定,报表打印,信息统计等[15]。
105 3)档案数据存储模块
档案数据存储模块主要负责对数字档案信息进行分类存储、安全存储和长期存储。档案
信息可以按类型的不同存储在不同的数据库和文件系统中。其中目录可以存储在关系型数据
库中,全文信息可以存储在文档数据库或者文件系统中,音频或者视频信息可以采用对象数
据方式存储。此外要对数字档案数据进行热备份、冷备份和异地存储,对整个系统采用镜像
110 站点和服务器集群技术。保证在设备发生故障或者其他危险时数字档案馆的正常运行与信息
安全[16]。
4) 档案数据利用模块
保管档案的根本目的就是为了利用档案。档案数据利用模块主要负责数字档案信息的有
效利用。数字档案馆的建立能够满足用户在任何时间、任何地点都能方便的获取权限许可的
115 档案信息。档案数据利用模块[17]主要包括档案信息开发子模块、档案信息检索子模块、档
案信息发布子模块和用户个性化服务子模块。
(2) 系统管理平台
系统管理平台包括:元数据管理、基础数据维护、日志管理、权限管理、流程管理、电
子文件格式转换平台、归档配置管理、接口管理、数据备份。
120 2.3 数字资源库建设
数字资源库[18]的建设在中央企业数字档案馆建设中起着极为重要的做用。从某种程度
上说,资源库建设的好坏直接关系到数字档案馆建设质量的好坏。数字档案资源的来源和采
集范围主要包括以下两个方面:
(1) 本单位传统档案馆藏档案。通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技
125 术等手段,将馆藏的各种载体的档案文献进行数字化处理。
(2) 各个归档部门的档案文件资料。各个归档部门在文件流转周期结束后,负责进行收
集、初步整理,并通过网络移交数字档案馆。
2.4 保障体系建设
安全保障体系建设是中央企业数字档案馆建设的基础工作,数字档案馆的安全包括数字
130 档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全[19]就是要保证数字档案信息的
可靠、可用、不泄密、不被非法更改等。系统及其网络平台安全[20]就是要保持系统软硬件
的稳定性、可靠性、可控性。
(1) 数据安全
数字档案馆的数据安全包括数据层安全和应用层安全。
135 1) 数据层安全
数据层安全可以通过数据库管理和关键数据管理实现。
数据库管理包括增强数据库的权限管理、授权机制,数据层面的业务管理和参数配置通
过应用系统来操作,原则上不允许直接操作数据库。
关键管理数据通过增加关键性数据的日志管理,关键性数据的增、删、改操作实现,应
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